9 einfache Tipps für Ihre interne Unternehmenskommunikation

Interne Kommunikation ist das Herz eines Unternehmens. Zig-Tausend Informationen werden zwischen Menschen täglich ausgetauscht – betrieblicher und persönlicher Natur.

Was professionelle interne Kommunikation für ein Unternehmen leisten kann, habe ich im letzten Blogbeitrag erläutert. Heute geht es um 9 konkrete, einfache Inputs, wie auch Sie in Ihrem Unternehmen besser miteinander kommunizieren können.

 

Einiges davon scheint banal, wird aber doch leider häufig nicht gelebt. Andere Beispiele hingegen werden Sie bestimmt überraschen! Ich freu mich auf Ihre Kommentare und Erfahrungen!

1. Fragen Sie nach!

Klingt einfach, ist es auch! Fragen Sie in Ihrem Unternehmen einfach die nächsten drei Personen, die Ihnen über den Weg laufen, was Sie sich in der Mitarbeiterkommunikation wünschen würden. Formulieren Sie Ihre Frage dabei möglichst neutral und bringen Sie Ihr Gegenüber nicht in die unangenehme Situation, Ihnen Kritik geben zu müssen.

Ihre Frage könnte lauten: 

„Liebe/r Frau/Herr … Ich mach mir gerade Gedanken, wie wir die Kommunikation untereinander verbessern können und wüsste dazu gern spontan Ihre Meinung. Was kann ich beitragen, um a) unserem Team unsere Marke näher zu bringen b) die Serviceorientierung zu vermitteln c) Besprechungen effizienter zu gestalten d) von auftretenden Problemen rascher zu erfahren…“ 

2. Reden Sie miteinander

Der Spruch „Durch’s Reden kommen die Leute zusammen“ hat auch im digitalen Zeitalter nichts an Aktualität verloren. Denn durch die Nutzung diverser Medien rückt die nonverbale Kommunikation in den Hintergrund. Stimmlage, Gesichtsausdruck und vieles mehr können vom Empfänger nicht wahrgenommen werden, was das tatsächliche Verstehen des Gesagten und die soziale Interaktion reduziert. Außerdem ist die Aufmerksamkeit deutlich geringer.

 

Selbst große Konzerne erkannten das Potenzial persönlicher Kommunikation und kommunizieren "sensible" und wichtige Themen persönlich durch den Vorgesetzten. „Durch den direkten Kontakt kann auf die Besonderheiten der Mitarbeiter eigengangen werden und die Information in ‚deren Sprache‘ weitergeben werden. […]Durch diese Möglichkeit zum direkten Feedback steigt die Akzeptanz und Identifikation der Mitarbeiter, da sie die Möglichkeit haben, Neuerungen mitzugestalten“, erklärt Franz-Rudolf Esch im Buch „Internal Branding“. 

Nutzen Sie die Begegnungen mit Ihren Mitarbeitern für aufrichtige, persönliche Kommunikation und laden auch Sie dazu ein.
Erfolge sollten ebenso wie Niederlagen persönlich kommuniziert werden. Das steigert im einen Fall die Euphorie und das Wir-Gefühl, im anderen Fall stärkt es trotz negativer Botschaften das Vertrauen in den Vorgesetzten bzw. die Führungsetage.

3. Reden Sie Klartext

In Situationen, in denen man Verbündete sucht oder etwas Unangenehmes mitzuteilen hat, reden wir nicht gerne Klartext. Lieber gaukeln wir mit zweideutigen Aussagen Übereinstimmung vor und – Sie erahnen es bereits – davon hat niemand etwas.

Reden Sie Klartext. Bringen Sie die Sache auf den Punkt, so unangenehm sie auch sein mag. Das beugt nicht nur späteren Problemen und Missverständnissen vor, es stärkt auch Ihr Ansehen als Mensch und Führungsperson. Ebenfalls wichtig: Das Zeichen, das sie mit offener Kommunikation setzen, hat Vorbildwirkung für das gesamte Team. 

4. Begegnen Sie einander auf Augenhöhe und schätzen Sie die Leistung

Ein kollegiales Verhältnis zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter ist die Voraussetzung dafür, dass sich Mitarbeiter aktiv einbringen können. Forcieren Sie diese Aufwärtskommunikation, denn sie beschleunigt die Informationsübermittlung und die Problem-Mitteilung bei Projekten in Richtung Vorgesetzten, lässt Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge und Innovation einfacher einbringen. Mitarbeiter bringen ihr Wissen und  ihre Erfahrung in Strategiefragen und Problemlösungen ein und  bereichern damit die Unternehmensentwicklung.

Jemandem auf Augenhöhe zu begegnen ist mehr eine Frage des Respekts, als eine konkrete Aktion. Sie müssen weder mit jedem Mitarbeiter per Du sein, noch muss jeder das gleiche Dienstauto wie Sie fahren. Schätzen Sie bewusst die Leistungen Ihrer Mitarbeiter und zeigen Sie so, dass Sie ein Mensch wie jeder andere sind. Stellen Sie sich zur Kaffeerunde, fragen Sie und lachen Sie mit, wenn es etwas zu lachen gibt. Schätzen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter – aber nicht von oben herab. „Sie haben Tolles geleistet, um unser Projekt voranzutreiben“ klingt „ebenbürtiger“ als „Herr Berger, Sie haben Ihre Aufgabe zu meiner vollsten Zufriedenheit erfüllt“. 

5. Legen Sie kurze Wege an

Je mehr Stationen eine Nachricht durchläuft, desto weniger kommt davon beim Empfänger an. Spielen Sie deshalb in Ihrem Unternehmen lieber nicht „Stille Post“. Nicht immer sind alle Mitarbeiter miteinander telefonisch oder per Mail vernetzt. Stellen Sie jedoch sicher, dass es jedem jederzeit möglich ist, einander zu kontaktieren – ob telefonisch, per Mail, per Notizzettel oder persönlich. 

Unterschätzen Sie nicht die Wirkung des „schwarzen Bretts“ oder eines Memoboards, gerade an Computer-freien Arbeitsplätzen wie der Produktion. Sie kennen das doch sicher selbst – Sie haben eine grandiose Idee und grad nichts zu Schreiben zur Hand... Bieten Sie an verschiedenen Punkten (Stichwort Kaffeeautomat) auch ganz einfach Zettel und Papier an, sodass sich jeder Mitarbeiter jederzeit Notizen machen kann. Vielleicht entsteht genau dort Ihre nächste Innovation. 

6. Schaffen Sie Begegnungsräume

Mit „Kaffeeautomat“ wären wir auch schon beim nächsten Punkt. Schaffen Sie auch in kleinen Unternehmen oder kleinen Räumlichkeiten Rahmenbedingungen für erfolgreiche Kommunikation.  Das heißt, die Innenarchitektur, Arbeitsanordnung und Raumaufteilung ist optimal gestaltet. Zahlreiche professionelle Dienstleister können dabei helfen. 

„Zu dir oder zu mir?“ Sorgen Sie für „neutrale“ Begegnungsräume abseits des Schreibtischs oder des unmittelbaren Arbeitsbereichs. Sitzecken mit besonderen Stühlen, ein kleiner Stehtisch, eine Kreativecke mit beschreibbarer Wand, ein lärmgeschützter Raum in der Produktionshalle … Alle diese Dinge kurbeln nicht nur die Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Arbeitsstellen an. Sie regen auch zum Platzwechsel an, was Rücken und Hirn zu schätzen wissen. 

7. Zeigen Sie, wer Sie sind

Ermöglichen Sie nicht nur, nein, forcieren Sie die Identifikation Ihrer Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen und Ihrer Marke. Dazu gehört, dass diese wissen, wofür Ihr Unternehmen steht.

Während Sie unternehmerische Ziele und Entscheidungen am besten persönlich kommunizieren, bedienen visuelle Darstellungen unseren Wunsch nach Bildern. Gedruckte Poster, Statements, Serviceschaubilder und  wechselnde Best-Practices sorgen für die nötige Wiederholung im Kopf der Mitarbeiter, sodass sich ihre Botschaft auch verankern kann. Beachten Sie dabei, dass Ihre Marke sowohl nach außen, alss auch nach INNEN konsistent auftritt – schließlich sollte das Bild, das Ihre Mitarbeitern in sich tragen, dasselbe sein, das sie nach außen tragen. 

8. Seien Sie Vorbild – immer!

Egal ob es ums morgendliche Grüßen, um Verlässlichkeit oder um Markentreue geht – Sie als Führungskraft sind DAS ultimative Vorbild für Ihr Team. Die Priming-Forschung hat gezeigt, dass sich Menschen unbewusst in Ihrem Handeln und Denken von ihrer Umgebung beeinflussen lassen – insbesondere von dem, auf das sie Ihre Aufmerksamkeit richten (mehr darüber im magazin „managerSeminare“, Nr. 197,  S. 21, August 2014, . Sie werden von Ihren Mitarbeitern kritischer beobachtet als gleichrangige Kollegen – das bringt Verantwortung, aber auch eine Menge Chancen mit sich! Bedenken Sie das Sprichwort:

 „Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus."
[Mostviertlerisch: "Wia ma einischreit in Woid, so kumts z’ruck."

9. Bleiben Sie dran – keine Chance der Routine

Die interne Kommunikation geht leicht im Tagesgeschäft unter. Dabei ist ihr Gelingen essenziell für jedes Unternehmen. Um der Routine und dem Vergessen keine Chance zu geben, setzen Sie sich selbst Ziele und bringen Sie diese plakativ an. 

Ein motivierender Desktophintergrund mit ihrem persönlichen Kommunikationsmotto, ein Magazin-Abonnement zum Thema, das sie monatlich erinnert, eine Fachveranstaltung oder einfach das Wiederholen von Punkt 1 („Fragen Sie nach“) – Bleiben Sie am Thema dran! Nutzen Sie jede Möglichkeit, um mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren und legen Sie so die Basis für ein gesundes Unternehmen. 


Literatur & Inspiration

Esch, Franz-Rudolf / Knörle, Christian / Strödter, Kristina (2014): Internal Branding, München, Verlag Franz Vahlen

Pirringer, Barbara (2010): Ursachen der Probleme bei interner Kommunikation in österreichischen Kleinst- und Kleinunternehmen, St. Pölten, Fachhochschule St. Pölten

Das Weiterbildungsmagazin managerSeminare (Website)